Jak usprawniliśmy pracę działu HR w firmie z branży automotive
Branża automotive jest jedną z najważniejszych gałęzi przemysłu na świecie. Generuje ona miliardy dolarów przychodów i zatrudnia miliony ludzi. Wyróżnia się także jako jedna z najbardziej zaawansowanych technologicznie branż — dotyczy to wprowadzania nowoczesnych technologii w oferowanych produktach i rozwiązaniach, jak i wdrażania coraz to nowszych rozwiązań w działaniu firm. Jednym z ważniejszych elementów funkcjonowania przedsiębiorstw z branży automotive jest rejestracja czasu pracy.
Aktualnie firmy produkcyjne borykają się z wieloma problemami w zakresie rejestrowania przepracowanych przez pracowników godzin. Które z nich są najbardziej dotkliwe? Dla wielu działów kadrowo-płacowych trudnością jest to, że zatrudnieni w branży automotive mają różne harmonogramy pracy, w tym zmiany dzienne, nocne, weekendowe i świąteczne. Ich praca może być również nieregularna, z okresami przestojów i nadgodzin. Ta różnorodność godzin utrudnia ręczne rejestrowanie czasu pracy. Sprawia to także, że zwiększone jest ryzyko błędów w zakresie normatywnych godzin pracy, jak i nadgodzin. W związku z tym branża automotive coraz częściej wykorzystuje zautomatyzowane systemy do zarządzania czasem pracy, które mogą pomóc wyeliminować błędy i niedokładności. Dodatkowo integracja systemów rejestracji czasu pracy z programami kadrowo-płacowymi może usprawnić proces zarządzania czasem pracy i rozliczania go.
Kolejnym z miejsc, w którym działa nasze rozwiązanie do rejestracji czasu pracy (UNIS RCP) jest niedawno powstały zakład Isringhausen Polska Sp. z o.o. zlokalizowany w miejscowości Zimna Wódka w województwie opolskim. To jeden z liderów w produkcji nowoczesnych systemów siedzeń i sprężyn technicznych. Aktualnie zatrudnia około 100 osób, jednakże docelowo chce dawać pracę 500 pracownikom. W związku z tym konieczne było wdrożenie elastycznego i skalowalnego rozwiązania. W ramach zawartej umowy dostarczyliśmy system rejestracji czasu pracy, wykonaliśmy okablowane oraz zamontowaliśmy terminale Virdi AC-1100, który obsługują karty zbliżeniowe oraz aplikacje mobilne. Dodatkowo wykonaliśmy integrację naszego systemu z oprogramowaniem kadrowo-płacowym używanym w firmie. Takie kompleksowe działanie pozwoliło na wykonanie prac w 4 dni oraz usprawnienie pracy działu HR, który miał problem z prawidłowym wyliczeniem wynagrodzeń. Po wdrożeniu problem znikł dzięki automatyzacji zadań. Dodatkowo firma może zauważyć takie korzyści, jak: rzetelne rejestrowane czasu pracy, spójność danych w obu systemach, z wyeliminowaniem duplikacji i rozbieżności, lepsza kontrola nad danymi i dostęp do nich tylko dla upoważnionych osób oraz zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa pracy.
Systemem kompatybilnym z UNIS RCP jest UNIS PP (Portal Pracownika), który usprawnia komunikację pomiędzy pracownikami i działami HR, BHP oraz kierownictwem. Po zalogowaniu się na swoje prywatne konto, zatrudniony może podjąć różnorodne czynności, takie jak:
✔️ składanie wniosków urlopowych, które są automatycznie przesyłane do przełożonego,
✔️ zgłaszanie nieobecności w pracy,
✔️ odbywanie szkoleń z zakresu BHP, RODO oraz specjalistycznych kursów okresowych i uzyskiwanie uprawnień,
✔️ przeglądanie paska płacowego,
✔️ sprawdzanie grafiku i rejestrowanie czasu pracy podczas działania w terenie lub zdalnie.
Pozwala to na wyeliminowanie papierowych wniosków składanych przez pracowników, dzięki czemu firma może osiągnąć znaczące oszczędności, a także usprawnić pracę działów administracyjnych oraz zwiększyć bezpieczeństwo danych, poprzez zmniejszenie liczby dokumentów.
Warto zaznaczyć, że oczekiwaniem firmy był zautomatyzowany system rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu, dlatego jeszcze na ten rok zaplanowaliśmy II etap prac w Isringhausen Polska Sp. z o.o. związany z wdrożeniem UNIS SKD. Produkcja w branży automotive wiąże się z ryzykiem wypadków i kradzieży, dlatego dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników i mienia, konieczne jest wdrożenie skutecznych i efektywnych systemów kontroli dostępu. Nie mniej ważnym czynnikiem powodującym konieczność wdrożenia SKD w zakładzie jest to, firmy tego typu zatrudniają wielu pracowników, którzy potrzebują dostępu do różnych stref i zasobów, a nadawanie i kontrolowanie uprawnień manualnie jest niemożliwe. Kolejnym instotnym aspektem jest gromadzenie i przetwarzanie dużej ilości poufnych danych, które należy chronić przed nieuprawnionym dostępem.
Podczas wyboru dostawcy rozwiązania, należy pamiętać, że branża automotive stale się rozwija, co oznacza, że systemy kontroli dostępu oraz rejestracji czasu pracy muszą być elastyczne i łatwe w dostosowaniu do nowych potrzeb.
